Por las salas de reuniones de nuestros Centros de Negocios Melior pasan cientos de personas cada día, ya que se ha convertido en un servicio indispensable para desarrollar ideas, tomar decisiones, y sobre todo recibir a clientes. Las reuniones de trabajo se han convertido en una rutina habitual hoy día en cada oficina de trabajo, por eso mismo, debemos invertir el tiempo del que disponemos de forma eficiente para que nuestras reuniones cumplan su objetivo. A continuación te exponemos algunos consejos sobre lo que debes y lo que no debes hacer para tener reuniones eficientes en tu sala de reuniones:
Qué debes hacer para tener reuniones eficientes
Convocatoria
Cuando envíes tu convocatoria para la reunión, envíala junto al tema, fecha, hora y pide siempre la confirmación de recibido, ni que decir tiene que tenga que ser por email, el whatsapp mejor para otras cosas.
Smartphone en modo avión
Apaga tu teléfono o activa el modo avión, no queremos que te distraigas durante la reunión ni que desvíes la atención de tus clientes o compañeros.
Infórmate
Recopila toda la información necesaria para la reunión, tanto para ti como para los participantes, puedes enviársela por correo e indicarle que deben leerse y que llevar preparado, de esa forma, la reunión será más directa y eficaz
Toma nota
No te limites a escuchar, anota ideas, frases, objetivos o cualquier información relevante que pueda servirte durante la reunión o para más adelante realizar un acta del encuentro.
Datos y gráficas
Aporta datos, referencias sobre el tema a tratar, videos, imágenes o cualquier información que pueda enriquecer la reunión.
Que no debes hacer para tener reuniones eficientes
Reunión en horario laboral
Intenta convocar la reunión dentro del horario laboral nunca fuera de este, ya que aparte de respetar el tiempo de los demás, una vez en la reunión, los participantes intentarán buscar la solución más rápida, no la mejor, ya que estarán más pendientes de acabar que de la misma reunión.
Invitados precisos
Reúne a las personas necesarias, no «por si acaso», ya que aparte de hacerles perder el tiempo, la próxima vez puede ser no estén dispuestos a reunirse contigo.
Ajusta el tiempo
Las reuniones deben tener un tiempo de estimación, un principio y fin, no debes alargarla demasiado ya que llegado a un punto los asistentes perderán la concentración y la reunión se volverá improductiva.
Lo mejor es convocar otra reunión y retomar los puntos más importantes interrumpidos en la primera convocatoria.
Tema central
Toda reunión se centra en un tema, no te salgas de él ni te desvíes del objetivo.
Participa
Durante una reunión productiva, al menos son varias las personas que deben exponer sus ideas o perspectivas, por lo tanto no monopolices el encuentro y haz que todos participen haciéndoles las preguntas necesarias.
Recuerda que para realizar reuniones eficientes, no solo basta con una sala cualquiera, sino disponer de una sala de reuniones totalmente adaptada para que tus encuentros con clientes, proveedores o empleados sea todo un éxito. En Melior disponemos de éste tipo de servicio en nuestros Centros de Negocios ubicados en Madrid, Marbella, Málaga y Ciudad Real.
Visto en CoolRuler