La comunicación entre el equipo es imprescindible en cualquier empresa y, por eso, reunirse es a veces necesario. Sin embargo, ten presente que mientras habláis no estáis trabajando, por lo que las tareas se acumulan y se deja de ganar dinero. Si quieres que tus reuniones sean productivas, sigue estos consejos.
Recomendaciones para celebrar una reunión
1. ¿Es realmente necesario?
Hay quien tiende a celebrar una reunión cada vez que tiene algo que decir, pero es recomendable pensar siempre en alternativas. Si el tema a tratar puede hablarse por correo electrónico o por teléfono, es mejor que optes por esta opción.
2. Que alguien se ocupe de la organización
Si quieres que tus reuniones sean rentables, es fundamental nombrar un organizador. Puedes ser tú mismo o alguien de confianza, siempre una persona que sepa cumplir la planificación.
Esta será la encargada de anunciar los temas de la reunión y hacer respetar el orden del día. Piensa que, normalmente, siempre hay alguien que intenta dirigir la conversación en otra dirección, pero esto hará que la reunión se alargue y terminéis perdiendo el tiempo. Lo mejor es ceñirse a los puntos planeados, siempre permitiendo opiniones de todo tipo.
3. Toma nota de todo
De nada sirve celebrar una reunión si luego no se toman en cuenta las conclusiones a las que se ha llegado. Por eso tienes que apuntar todos los puntos importantes que vayáis tratando. Por supuesto, si te has comprometido a hacer algo, tendrás que cumplirlo o perderás la confianza de tus empleados.
4. Controlar los asistentes y el tiempo
Has de decidir cuántas personas van a asistir a la reunión. A no ser que seáis pocos trabajadores, carece de sentido que vaya toda la plantilla, puede haber alguna excepción siempre cuando el tema lo requiera, ya que esto solo servirá para que la charla se descontrole y no sirva para nada. Lo mejor es que vaya el menor número de personas posibles, es decir, solo las necesarias.
Por otro lado, no es rentable hablar durante tres horas sin descanso, porque al final nadie prestará atención. Si es imprescindible que el evento se alargue, planifica descansos y ve intercalando temas diferentes para que no se haga tan pesado.
Igualmente, no pasa nada si dura menos de lo previsto. Si habéis llegado a las conclusiones antes de tiempo, da por finalizada la charla y vuelve a tus tareas.
Como ves, las reuniones más rentables son las que tienen pocos asistentes y no duran demasiado tiempo. Ya sabes, planifica los temas de los que quieres hablar y organízalos todos para ir al grano y que no quede nada en el tintero.